Un checklist pentru documente auto te ajută să vezi ce trebuie urmărit pentru fiecare vehicul și unde găsești confirmarea valabilității. Într-o flotă, o listă generică nu este suficientă: cerințele pot depinde de categoria vehiculului, utilizare și situația lui. Folosește ghidul de mai jos ca structură de evidență și verifică regulile aplicabile în sursele oficiale.

Checklist de pornire pentru fiecare vehicul

Deschide o evidență separată pentru fiecare vehicul și completează aceleași câmpuri de bază:

• număr de înmatriculare și, unde este necesar pentru identificare, seria VIN;
• tipul și utilizarea vehiculului, utile pentru a stabili ce se aplică;
• documentul urmărit și locul unde păstrezi copia;
• data de valabilitate confirmată și data la care ai făcut verificarea;
• persoana care actualizează evidența;
• data următoarei revizuiri interne.

Păstrează o convenție consecventă pentru denumirea fișierelor, de exemplu numar-auto_tip-document_data. Nu suprascrie o copie veche fără să verifici dacă ai nevoie să păstrezi istoricul. Accesul la documente trebuie acordat doar persoanelor care au nevoie de ele.

RCA: păstrează polița și verifică perioada

Atașează polița RCA în evidența vehiculului și notează perioada înscrisă pe document. La reînnoire, înregistrează noua versiune și verifică dacă datele vehiculului și perioada corespund.

Poți verifica existența unei polițe în baza AIDA administrată de BAAR. BAAR precizează că informațiile afișate provin din datele introduse de asigurători; dacă găsești o neconcordanță, contactează asigurătorul. Pentru cadrul aplicabil, consultă Legea nr. 132/2017 privind RCA.

ITP: urmărește data și confirmă înregistrarea

Notează termenul ITP pe baza documentului vehiculului și păstrează dovada aferentă. Periodicitatea depinde de categoria vehiculului, așa că nu aplica automat același interval tuturor mașinilor din flotă.

Registrul Auto Român oferă serviciul de verificare ITP după seria CIV sau VIN. Pagina RAR explică faptul că obligația efectuării inspecției și respectarea periodicității revine deținătorului vehiculului. Folosește serviciul oficial pentru confirmare și rezolvă orice diferență între înregistrare și documentele primite.

Rovinietă: verifică vehiculul și perioada

Pentru vehiculele pentru care este necesară, păstrează dovada achiziției și perioada de valabilitate. Verifică atent numărul de înmatriculare și seria de identificare atunci când înregistrezi datele, mai ales după schimbări administrative.

Valabilitatea poate fi verificată în serviciul CNAIR pentru verificarea rovinietei. Include în checklist un link către sursa oficială, nu doar o dată copiată într-un tabel.

Alte documente și termene de inclus

În funcție de flotă și activitate, pot exista documente, autorizații, echipamente sau verificări suplimentare. Stabilește lista împreună cu persoana responsabilă de conformitate și cu furnizorii relevanți. Ghidul nu înlocuiește verificarea obligațiilor legale pentru vehiculul concret.

Cum eviți o listă care se învechește

Revizuiește evidența într-un ritm stabilit de echipa ta și ori de câte ori primești un document nou. Când actualizezi o înregistrare:

1. compară numărul de înmatriculare sau VIN-ul cu documentul;
2. confirmă perioada în document și, unde există, în serviciul oficial;
3. atașează copia la vehiculul potrivit;
4. actualizează termenul urmărit și păstrează istoricul necesar;
5. notează data verificării și persoana care a făcut-o.

O evidență digitală te ajută să găsești documentele mai ușor, dar nu confirmă automat valabilitatea lor. Manafleet grupează documentele, datele și istoricul lângă vehiculul corespunzător. Pentru imaginea de ansamblu, citește și ghidul despre managementul flotei auto și organizarea informațiilor.

Transformă checklistul într-un obicei

O listă este utilă numai dacă este actualizată. Desemnează un responsabil, stabilește când se revizuiesc termenele și folosește aceleași reguli pentru fiecare vehicul. În Manafleet poți păstra fișierele și datele relevante în evidența vehiculului, apoi poți consulta agenda flotei pentru termenele înregistrate.

Vezi demo-ul Manafleet și articolul despre organizarea mentenanței periodice pentru următorii pași.

A vehicle document checklist helps you see what to track for each vehicle and where to confirm that it is valid. A generic list is not enough for every fleet: requirements can depend on vehicle category, use and circumstances. Use this guide as a record-keeping structure, then confirm the rules that apply through official sources.

A starting checklist for each vehicle

Create a separate record for every vehicle and fill in the same basic details:

• registration number and, where needed for identification, the VIN;
• vehicle type and use, which can help determine what applies;
• the document being tracked and where its copy is stored;
• the confirmed validity date and when you checked it;
• the person responsible for updating the record;
• the next date for an internal review.

Use a consistent file naming convention, such as registration_document-type_date. Do not overwrite an older copy before checking whether you need to retain its history. Give access only to people who need the documents.

RCA insurance: keep the policy and check its dates

Attach the RCA policy to the vehicle record and note the period shown on the document. At renewal, add the new version and check that the vehicle details and dates match.

You can check for a policy in AIDA, administered by BAAR. BAAR says displayed information comes from data entered by insurers; contact the insurer if you find a discrepancy. For the applicable framework, see Romanian Law 132/2017 on RCA insurance.

ITP inspection: track the date and confirm its record

Record the inspection date from the vehicle document and retain the related proof. Periodicity depends on the vehicle category, so do not automatically use the same interval for every vehicle in the fleet.

The Romanian Auto Registry offers an ITP verification service using the vehicle identity card number or VIN. RAR explains that the vehicle holder is responsible for having the inspection performed and following the applicable interval. Use the official service to confirm the record and resolve any difference between the database and documents you received.

Road toll vignette: check the vehicle and validity period

For vehicles that require one, keep proof of purchase and the validity period. Check the registration number and vehicle identification details when recording them, especially after administrative changes.

Validity can be checked through the CNAIR road vignette verification service. Add a link to the official source in your checklist, rather than relying only on a copied date in a spreadsheet.

Other documents and dates to include

Depending on the fleet and its work, additional documents, authorisations, equipment or checks may apply. Establish the list with your compliance lead and relevant providers. This guide does not replace checking legal requirements for a specific vehicle.

How to keep a checklist current

Review records on a schedule set by your team and whenever a new document arrives. When updating a record:

1. compare the registration number or VIN with the document;
2. confirm the dates on the document and, where available, through an official service;
3. attach the copy to the correct vehicle;
4. update the due date and retain the history you need;
5. record when and by whom the check was completed.

A digital record makes documents easier to find, but does not automatically confirm they are valid. Manafleet groups documents, dates and history beside the relevant vehicle. For the bigger picture, read the guide to fleet management and organising information.

Turn the checklist into a routine

A checklist is useful only when it is updated. Assign an owner, decide when due dates will be reviewed and use the same approach for each vehicle. In Manafleet, you can keep files and relevant dates in a vehicle record, then review logged due dates in the fleet calendar.

See the Manafleet app demo and the guide to regular fleet maintenance for next steps.